introdución
“El programa Técnico en Asistencia Administrativa, se creó para brindar a los
sectores productivos, la posibilidad de incorporar personal con altas calidades
laborales y profesionales que contribuyan al desarrollo económico, social y
tecnológico de su entorno y del país, así mismo ofrecer a los aprendices
formación en las tecnologías de la información y la comunicación, apoyadas en
Internet como canal para obtener y compartir información en la atención y
servicio con los clientes, las relacionadas con la producción y el
procesamiento de información, el apoyo a los sistemas de información contable y
la organización de eventos”. El
desarrollo empresarial se fundamenta en la evolución y teorías administrativas
generadas a través de la historia.
La
incidencia directa de la administración a las diferentes clases de empresas es
de vital importancia porque nos permite identificar aspectos tales como su
Misión, Visión, objetivos, políticas, metas, estructura organizacional, Otro
aspecto importante como asistente administrativo es la habilidad que debe tener
a la hora de identificar las Debilidades, Oportunidades, fortalezas y Amenazas
(DOFA) en diferentes contextos y abordar planes de mejoramiento o bienestar
socio empresarial.
La administración
es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo.
La organización,
palabra que deriva del griego “órganon”, consta de un grupo de personas enfocadas en un
objetivo en común a lograr. Esta organización sólo puede funcionar y ser real
si, entre las personas que la componen, existe la comunicación y la intención
de actuar coordinadamente hacia las metas u objetivos a cumplir. Se plantean
normas, las cuales la organización adopta y ayudan a lograr la misión.
Es muy importante que las organizaciones cuenten con determinados recursos para poder alcanzar los objetivos planteados de la manera más satisfactoria. Éstos pueden ser recursos económicos, recursos humanos, recursos tecnológicos, los recursos inmuebles, los naturales o los intangibles.
Es muy importante que las organizaciones cuenten con determinados recursos para poder alcanzar los objetivos planteados de la manera más satisfactoria. Éstos pueden ser recursos económicos, recursos humanos, recursos tecnológicos, los recursos inmuebles, los naturales o los intangibles.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva.
Este
conjunto de actividades, está regido por ciertas reglas o políticas empresariales cuya finalidad es
reforzar la eficiencia en el uso de dichos
recursos.
Es
aplicado en las organizaciones para lograr sus objetivos y satisfacer sus
necesidades lucrativas y sociales. La labor de los administradores y gerentes
en este sentido es importante, se dice que el desempeño de los mismos se mide
conforme el cumplimiento del proceso administrativo.
Las funciones del proceso administrativo son las mismas funciones da las
diferentes etapas (planificación, organización, dirección y control) pero se diferencian de las
mismas porque son aplicadas a los objetivos generales de la organización.
Planeación
Es
el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la
dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién,
cuándo y cómo lo va a hacer.
Para
ello se siguen algunos pasos como:
·
Planteamiento de propósitos, estrategias y
políticas y propósitos.
Concretamente esta
función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la empresa, y preverá los
objetivos y metas para la empresa y los métodos que llevara a cabo.
De
manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a
realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.
Las
actividades más importantes de la planeación son:
1.
Predefinición de objetivos y metas a lograr durante
un determinado tiempo.
2.
Implantar una estrategia con métodos y técnicas
oportunos a llevar a cabo.
3.
Anticipar y tramar frente a posibles problemas
futuros.
4.
Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.
5.
Implantar las condiciones de trabajo.
6.
Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar
para cumplir los objetivos.
7.
Construir un plan general de logros acentuando
nuevas maneras de desempeñar el trabajo.
Organización
Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de
reglas a respetar dentro de la empresa por todos quienes allí laboran, la
principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el
siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos
de trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los
recursos para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe
ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas
para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar, quién las va a hacer,
dónde se toman las decisiones y a
quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que debe
hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las
actividades y proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con
las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador
a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es
detallar el objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el
mínimo gasto y con un grado máximo de satisfacción.
Las actividades más significativas de la
organización son:
1.
Realizar la selección minuciosa y detallada de cada
trabajador para los diferentes puestos.
3.
Escoger una potestad administrativa para cada
sector.
4.
Proporcionar los materiales y recursos a cada
sector.
5.
Concentrar las obligaciones operativas en puestos
de trabajo por departamento.
6.
Mantener claramente establecidos los requisitos del
puesto.
7.
Suministrar facilidades personales y otros
recursos.
8.
Ajustar la organización basado en los resultados
del control.
Dirección
Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a
cabo la ejecución de los planes, la comunicación, la motivación y la
supervisión necesaria para alcanzar las metas de la empresa. En esta etapa es
necesaria la presencia de un gerente con la capacidad de tomar decisiones,
instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas
que buscan mejorar su funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante
la influencia interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de
los objetivos.
La dirección se puede ejercer a través de:
·
La motivación
·
La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección
son:
1.
Ofrecer motivación al personal.
2.
Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a
sus funciones.
3.
Considerar las necesidades del trabajador.
4.
Mantener una buena comunicación entre los
diferentes sectores laborales.
5.
Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6.
Influenciar a los trabajadores para que hagan su
mejor esfuerzo.
8.
Satisfacer las diferentes necesidades de los
empleados mediante el reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9.
Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución
de acuerdo a los resultados del control.
Control
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta
se lleva a cabo la evaluación del desarrollo general de una empresa, esta
última etapa tiene la labor de garantizar que el camino que se lleva, la va a
acercar al éxito. Es una labor administrativa que debe ejercerse con
profesionalidad y transparencia.
El control de las actividades desarrolladas en la
empresa ofrece un análisis de los altos y bajos de las mismas, para luego
basado en los resultados hacer las diferentes modificaciones que sean factibles
llevarse a cabo para corregir las debilidades y puntos bajos percibidos.
La principal función del control es efectuar una
medición de los resultados obtenidos, compararlos con los resultados planeados
para buscar una mejora continua. Por ello esta se considera una labor de
seguimiento enfocada a corregir las desviaciones que puedan presentarse
respecto a los objetivos planteados. Luego contrasta lo planeado y lo
conseguido para desatar las acciones correctivas que mantengan el sistema
orientado hacia los objetivos.
Las actividades más importantes del control son:
1.
Seguir, evaluar y analizar los resultados
obtenidos.
2.
Contrastar los resultados contra estándares de
desempeño.
3.
Comparar los resultados obtenidos con los planes
establecidos.
4.
Definir e Iniciar acciones correctivas.
5.
Discurrir medios efectivos para medir la
operatividad.
6.
Comunicar y participar a todos acerca de los medios
de medición.
7.
Transferir información detallada que muestre las
variaciones y comparaciones efectuadas.
8.
Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen
necesarias.
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